Erfahren Sie, welche Angaben ein Prüfprotokoll enthalten muss, welche Vorschriften die Erstellung fordern und wie Sie Prüfungen rechtssicher dokumentieren. Jetzt lesen!
Das Wichtigste in Kürze
Sie sollen ein Prüfprotokoll erstellen und wollen sicherstellen, dass es rechtssicher und vollständig ist? Das nehmen Sie aus diesem Leitfaden mit:
- Welche Vorschriften (BetrSichV, DGUV Vorschrift 3, DIN VDE Normen) die Erstellung eines Prüfprotokolls überhaupt fordern.
- Welche Angaben ein Prüfprotokoll mindestens enthalten muss, damit es als Nachweis gilt.
- Wer ein Prüfprotokoll erstellen und unterschreiben darf.
- Wie connectavo Prüfprotokolle direkt mit Ihrem Wartungsplan und Ihren Checklisten verknüpft, statt sie als lose Zettel zu verwalten.
Was ist ein Prüfprotokoll?
Ein Prüfprotokoll ist die schriftliche oder elektronische Dokumentation der Ergebnisse einer Prüfung an einer Anlage, einem Gerät oder Betriebsmittel. Es hält fest, was geprüft wurde, mit welchem Ergebnis und mit welchen Messwerten. Damit erfüllt es zwei Aufgaben: Es ist der Nachweis, dass eine Prüfpflicht erfüllt wurde und es dient gleichzeitig als Arbeitsanweisung und Leitfaden für die nächste Wiederholungsprüfung.
Ohne eine saubere Dokumentation der Prüfergebnisse lässt sich die Durchführung einer Prüfung im Nachhinein kaum belegen. Ein Prüfprotokoll steht dabei selten für sich allein. In der Praxis ist es eng mit dem Wartungsplan einer Anlage verknüpft: Der Wartungsplan legt fest, wann eine Prüfung fällig ist, das Prüfprotokoll dokumentiert anschließend, dass und mit welchem Ergebnis sie durchgeführt wurde. Auch zu unserem Ratgeber Checklisten in der Instandhaltung gibt es eine enge Verbindung, denn viele Prüfschritte lassen sich als Checkliste abbilden.
Diese Vorschriften fordern ein Prüfprotokoll
Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass Prüfungen an elektrischen Anlagen, Betriebsmitteln und Maschinen von einer Elektrofachkraft schriftlich oder elektronisch dokumentiert werden. Die Pflicht zur Erstellung eines Prüfprotokolls ergibt sich aus mehreren Vorschriften und Normen:
- Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV): regelt allgemein die Prüfung überwachungsbedürftiger Anlagen und Arbeitsmittel.
- DGUV Vorschrift 3 „Elektrische Anlagen und Betriebsmittel” (die frühere Unfallverhütungsvorschrift BGV A3): verpflichtet in § 5 dazu, elektrische Anlagen und Betriebsmittel vor der ersten Inbetriebnahme sowie in bestimmten Zeitabständen auf ihren ordnungsgemäßen Zustand prüfen zu lassen.
- DGUV Information 203-071: konkretisiert die wiederkehrende Prüfung ortsveränderlicher elektrischer Arbeitsmittel.
- TRBS 1201: die Technische Regel zur BetrSichV, die Mindestangaben für Prüfprotokolle definiert.
- DIN VDE 0100-600, DIN VDE 0105-100 und DIN VDE 0701-0702: legen die konkreten Inhalte für Erstprüfung, wiederkehrende Prüfung sowie die Prüfung ortsveränderlicher Geräte fest, sowohl bei der ersten Inbetriebnahme als auch danach.
Diese Vorschriften gelten in erster Linie für elektrische Anlagen und Betriebsmittel. Das Grundprinzip lässt sich aber am Beispiel weiterer prüfpflichtiger Anlagen wie Aufzügen, Krananlagen oder Feuerlöschern gut nachvollziehen. Die regelmäßige Überprüfung ist damit keine Kür, sondern in mehreren Regelwerken ausdrücklich vorgeschrieben. Die Einhaltung dieser Vorgaben schützt nicht nur rechtlich, sondern auch die Sicherheit im Betrieb. Ein sauber geführtes Prüfprotokoll ist damit auch ein Beitrag zur Qualitätssicherung im gesamten Betrieb.
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Diese Angaben gehören in ein Prüfprotokoll
Die einzelnen Normen unterscheiden sich im Detail. Auch wenn sich die Anforderungen im Detail unterscheiden, überschneiden sie sich in ihren Grundanforderungen und Vorgaben deutlich. Statt jedes Mal neu zu überlegen, was hineingehört, lohnt sich die Verwendung fester Vorlagen, die diese Punkte automatisch abfragen. Ein vollständiges Prüfprotokoll enthält in der Regel:
- Name und Anschrift von Auftraggeber und Auftragnehmer
- Objektbezeichnung beziehungsweise Bezeichnung der geprüften Anlage oder des Betriebsmittels
- Art und Umfang der Prüfung sowie die zugrunde liegenden Prüfgrundlagen (Norm oder Vorschrift)
- Datum der Prüfung sowie Name und Unterschrift des Prüfers
- eingesetzte Mess- und Prüfgeräte
- angewendete Prüfverfahren
- Ergebnisse der Prüfung inklusive relevanter Messwerte
- festgestellte Mängel oder Abweichungen gegenüber den einschlägigen Normen
- Bewertung der Prüfergebnisse und Aussage zum Weiterbetrieb
- Empfehlungen zu Reparatur oder Verbesserung, falls erforderlich
- empfohlene Frist bis zur nächsten Prüfung
Fehlt eine dieser Angaben, ist das Prüfprotokoll im Streit- oder Schadensfall unter Umständen nicht ausreichend, um die Prüfpflicht nachzuweisen. Eine geordnete Archivierung dieser Angaben ist daher ebenso wichtig wie die vollständige Erfassung selbst.
Wer darf ein Prüfprotokoll erstellen?
Prüfungen elektrischer Anlagen und Betriebsmittel dürfen laut DGUV Vorschrift 3 nur von einer Elektrofachkraft durchgeführt werden, oder unter deren Leitung und Aufsicht. Eine Elektrofachkraft ist eine Person, die aufgrund ihrer fachlichen Ausbildung, Kenntnisse und Erfahrung sowie Kenntnis der einschlägigen Bestimmungen die ihr übertragenen Arbeiten beurteilen und mögliche Gefahren erkennen kann.
Für Wiederholungsprüfungen dürfen auch elektrotechnisch unterwiesene Personen (EuP) tätig werden, allerdings nur unter Aufsicht einer Elektrofachkraft und auf Grundlage einer schriftlichen Arbeitsanweisung. Elektrofachkräfte, die diese Arbeiten regelmäßig durchführen, kennen die Prüfschritte in der Regel auswendig. Diese routinierte Überprüfung schützt vor Flüchtigkeitsfehlern. Das Prüfprotokoll selbst wird von der Elektrofachkraft erstellt, bewertet und unterschrieben, bevor es an den Auftraggeber übergeben wird. Ohne gültige Unterschrift gilt das Prüfprotokoll in vielen Betrieben nicht als abgeschlossen. Diese Verantwortlichkeiten sollten in jedem Betrieb klar zugewiesen sein, damit die Prüfpflichten nicht ins Leere laufen.
Warum lose Prüfprotokolle in der Praxis zum Risiko werden
In vielen Betrieben liegen Prüfprotokolle als einzelne Zettel, ausgedruckte Formulare oder Excel-Dateien vor, verteilt über verschiedene Ordner und Verantwortliche. Kleine Fehler oder Abweichungen im Ablauf, wie ein fehlendes Datum oder eine fehlende Unterschrift, reichen oft schon aus, um das Protokoll im Ernstfall angreifbar zu machen. Das führt in der Praxis zu einem bekannten Problem: Ein Prüfprotokoll wurde zwar erstellt, ist im Ernstfall aber nicht auffindbar oder wurde nie an den Auftraggeber übergeben. Kommt es dann zu einem Schadensfall, fehlt der Nachweis, dass eine Prüfung überhaupt stattgefunden hat, was auch für den Versicherungsschutz relevant sein kann. Auch die genaue Durchführung lässt sich im Nachhinein kaum rekonstruieren.
Für Unternehmen mit mehreren Standorten wird das schnell unübersichtlich. Kleine Fehler in der Ablage summieren sich schnell zu einem großen Risiko. Eine zentrale Dokumentation ist deshalb auch ein Stück Qualitätssicherung für Ihre Prüfprozesse insgesamt. Ein weiteres Problem: Ohne zentrale Übersicht verlieren Unternehmen leicht den Überblick über Prüffristen und Prüftermine. Wird eine wiederkehrende Prüfung übersehen, ist das nicht nur ein Compliance-Problem, sondern auch ein Sicherheitsrisiko, da Mängel an Anlagen und Geräten nicht rechtzeitig erkannt werden.
Prüfprotokoll auf Papier oder digital erstellen?
Die Vorteile einer digitalen Dokumentation zeigen sich am deutlichsten im direkten Vergleich:
| Kriterium | Prüfprotokoll auf Papier/Excel | Digitale Dokumentation (z. B. connectavo) |
|---|---|---|
| Auffindbarkeit im Schadensfall | Abhängig von Ablage, oft schwer nachvollziehbar | Zentral gespeichert und jederzeit abrufbar |
| Verknüpfung mit Wartungsplan | Manuell, oft getrennt geführt | Automatisch mit der zugehörigen Anlage verknüpft |
| Prüffristen im Blick behalten | Manuelle Kontrolle nötig | Automatische Erinnerung vor Fälligkeit |
| Vollständigkeit der Angaben | Abhängig vom Formular und Sorgfalt | Feste Felder je Prüfprotokoll, nichts wird vergessen |
| Nachvollziehbarkeit für Audits | Aufwendige manuelle Zusammenstellung | Direkt auswertbar und exportierbar |
Mit connectavo hinterlegen Sie Ihre Prüfprotokolle direkt an der jeweiligen Anlage, ergänzt um Prüfgrundlagen, Prüfer, Ergebnis und die empfohlene Prüffrist für die nächste Prüfung, statt jedes Mal neue Vorlagen von Hand auszufüllen. Das erhöht nicht nur den Komfort, sondern auch die Rechtssicherheit im Schadensfall. So bleibt die Dokumentation vollständig und die Nachvollziehbarkeit auch bei häufigem Personalwechsel erhalten, auch wenn Prüfungen an unterschiedliche Elektrofachkräfte oder Dienstleister vergeben werden. Alle Funktionen dazu finden Sie auf unserer Funktionen-Übersicht.
Das Prinzip lässt sich auf weitere prüfpflichtige Anlagen übertragen, etwa auf die Wartung von Feuerlöschern, für die ähnliche Dokumentationspflichten gelten.
Prüfprotokolle zentral statt auf verstreuten Zetteln
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Ein Prüfprotokoll ist die schriftliche oder elektronische Dokumentation einer durchgeführten Prüfung an einer Anlage, einem Gerät oder Betriebsmittel. Es dient als Nachweis der Prüfpflicht und als Arbeitsanweisung für die nächste Wiederholungsprüfung.
Insbesondere die Betriebssicherheitsverordnung, die DGUV Vorschrift 3 und die dazugehörigen DIN VDE Normen (0100-600, 0105-100, 0701-0702) fordern die schriftliche Dokumentation von Prüfungen elektrischer Anlagen und Betriebsmittel.
Mindestens: Auftraggeber und Auftragnehmer, geprüfte Anlage, Prüfgrundlage, Datum und Prüfer, verwendete Prüfgeräte und Prüfverfahren, Ergebnisse und Messwerte, festgestellte Mängel, Bewertung sowie die empfohlene Frist bis zur nächsten Prüfung.
Bei elektrischen Anlagen und Betriebsmitteln eine Elektrofachkraft, oder eine elektrotechnisch unterwiesene Person unter deren Aufsicht und mit schriftlicher Arbeitsanweisung. Erstellt, bewertet und unterschrieben wird das Prüfprotokoll durch die Elektrofachkraft.
Eine pauschale Frist gibt es nicht, sie hängt von der jeweiligen Vorschrift und Anlage ab. Maßgeblich ist in der Regel, dass das Prüfprotokoll mindestens bis zur nächsten Prüfung vorliegt und im Zweifel auch danach nachvollziehbar bleibt. Für die konkrete Aufbewahrungsfrist und die Archivierung Ihrer Prüfprotokolle lohnt sich ein Blick in die jeweils geltende Vorschrift oder eine Rückfrage bei der zuständigen Berufsgenossenschaft.
Ohne Prüfprotokoll fehlt der Nachweis, dass eine vorgeschriebene Prüfung tatsächlich stattgefunden hat. Im Schadensfall kann das Konsequenzen für den Versicherungsschutz haben und die Haftungsfrage erschweren. Auch die Einhaltung interner Qualitätsstandards lässt sich dann kaum belegen.
Für einzelne Prüfungen reicht ein Papierformular aus. Sobald mehrere Anlagen, Prüftermine und Verantwortliche im Spiel sind, sorgt eine digitale Dokumentation für bessere Auffindbarkeit, automatische Erinnerungen vor Fälligkeit, einheitliche Prüfprozesse und eine lückenlose Verknüpfung mit dem Wartungsplan.